Historia de Éxito: Sabesp
Después de cinco años de trabajo conjunto, Codex Utilities y la Compañía de Saneamiento Básico do Estado de São Paulo (Sabesp), una de las mayores compañías de saneamiento del mundo, celebran una serie de resultados que llevaron a la concesionaria de saneamiento de São Paulo a otro nivel en términos de regulación. Todo gracias a la creación del Programa de Mejora de la Gestión de la Base Reguladora de Remuneraciones, iniciado en agosto de 2019, que dejó huella en la empresa, una de las mayores empresas de saneamiento del mundo.
Para Sabesp, la Base Regulatoria de Remuneraciones (BRR) es fundamental para varios procesos dentro de la empresa. Es uno de los componentes más esenciales en un proceso de revisión de tarifas, ya que representa el valor de los activos de la compañía que son reconocidos por la agencia reguladora, la ARSESP (Órgano Regulatorio para Servicios Públicos del Estado de São Paulo). Por ello, Sabesp inició este programa con Codex, que tiene como objetivo:
Asegurar la efectividad del control de activos físicos y contables
Calidad de la BRR (Base Reguladora de Remuneraciones)
Reconocimiento de inversiones en revisiones tarifarias
~30 objetivos contractuales (ya entregados)
El contrato preveía unos 30 entregables, divididos en objetivos macro: iniciación, encuesta de requisitos, desarrollo, aprobaciones y soporte.
El primer producto importante fue el Manual de Control de Activos (MCPR). “El proyecto se inspiró en los de las compañías eléctricas, en el manual del órgano regulatorio para empresas de energía (Aneel), y en cómo los distribuidores contabilizan todas las inversiones para poder solicitar el reembolso en la tarifa”, revela Ivani Rost, director de Implementación de Codex Utilities. Según ella, el objetivo principal del proyecto es que Sabesp tenga un mejor control en la gestión de sus activos para poder responder de manera eficiente al organismo regulador y recuperar el retorno financiero de las inversiones que realiza.
Ivani también señala que el segmento de saneamiento no está tan evolucionado en este sentido como el sector eléctrico, ni tiene la fuerza de una agencia federal, como lo es el órgano regulatorio para los concesionarios de energía. La Agencia Nacional de Agua y Saneamiento Básico (ANA) aún se está estructurando para asumir el rol a nivel nacional, por lo que, en el caso de Sabesp, es necesario reportar a Arsesp.
Cuando se anunció el Nuevo Marco Legal para el Saneamiento, Arsesp comenzó a realizar investigaciones para crear un manual regulatorio, la “biblia” que todos tendrían que seguir al informarle. Sabesp se adelantó y no quiso esperar al manual de Arsesp: decidió crear el suyo propio con Codex Utilities, inspirado en la experiencia de la empresa en el sector eléctrico.
Después de meses de trabajo, con Codex Utilities asignado a Sabesp, el manual estaba listo y se compartió con Arsesp. Ivani recuerda que “cuando Arsesp comenzó su trabajo, celebramos una serie de reuniones para explicar, y me atrevo a decir que el 98% de su manual es nuestro, porque hubo una inmensa adhesión. Todo estaba prácticamente listo”.
El Superintendente de Gestión Contractual y Relaciones Institucionales de Sabesp, Nelson Bevilacqua, declaró en un comunicado“ que Arsesp adoptó prácticamente en su totalidad, dentro de su procedimiento, para todas las demás empresas de saneamiento reguladas. Y esto empezó aquí, con la guía que se convirtió en el manual”.
El manual se convirtió en un documento fundamental. Todo lo que se hace en relación con los activos sigue el documento, que también permitió iniciar una serie de desarrollos y ajustes sistémicos para que todos entendieran los estándares definidos en el manual.
El siguiente paso fue la integración del Sistema de Información Geográfica (SIG), CAD, gestión electrónica de documentos (GED) y SAP. “Gran parte de la información de los activos, principalmente la contabilidad, está en su SAP. Tuvimos que cambiar los procesos para que los flujos cumplieran con el manual”, dice Ivani. Además, se realizaron esfuerzos para desarrollar y revisar los procedimientos institucionales. A partir de los ajustes sistémicos, fue posible ajustar estos procedimientos y redefinir los pasos.
En este sentido, Fábio Ferreira, especialista en Regulación y Gestión de Activos de Codex Utilities, señala que la integración entre las áreas de la compañía fue otra victoria. “Mostramos un escenario actualizado, enfocado en los procesos de regulación y control, además de la importancia de un correcto registro de activos. Movimos mucha gente dentro de Sabesp, integrando varias áreas”, señala.
Hubo aproximadamente 1600 horas de trabajo, que involucraron sectores como Tecnología de la Información, Regulación, Contabilidad, Patrimonio, Mantenimiento, Operaciones, entre otros. Tomando como ejemplo solo el taller de lanzamiento del módulo de verificación, participaron cerca de 480 personas de forma presencial y remota, con más de mil visualizaciones tras su publicación en el Workplace de la empresa.
Tras estos movimientos, se implementó el Portal de Gestión Regulatoria del Saneamiento, el PGR-S. Ivani dice que el PGR-S es un sistema de monitoreo, “que señala inconsistencias a través de un verificador y ayuda a identificar y analizar problemas”.
Es una herramienta que tiene como objetivo ayudar a Sabesp a consolidar la información de los activos mediante la extracción y obtención de datos de los sistemas corporativos de origen. También tiene como objetivo garantizar la calidad de los datos y llevar a cabo la conciliación de los registros de activos físicos y contables. Todo esto para ayudar a responder con precisión a las demandas regulatorias y apoyar el proceso de revisión de tarifas, mejorando la gestión de activos de la empresa. Cabe destacar que Sabesp es pionera en la creación e implementación de este sistema en el sector del saneamiento.
Bruno Magalhães D’Abaddia, Director de Regulación y Nuevos Negocios de Sabesp, definió el PGR-S, el día de su presentación, en octubre de 2023, como “un producto que viene a facilitar e intentar mejorar nuestras entregas en todos los ámbitos”. El Superintendente de Gestión Contractual y Relaciones Institucionales de Sabesp, Nelson Bevilacqua, agregó que “el PGR-S es una herramienta muy importante para el saneamiento, que nos permitirá hacer mucho más.”
“La conciliación fue un gran reto para nosotros porque, cuando hablamos de un sistema físico, cada propietario mira el suyo, son datos que están más separados. La conciliación es más amplia”, señala Ivani, quien señala que, en este caso, Sabesp contaba con unos 1.200.000 activos.
“La verificación y conciliación de datos se realizó manualmente. Nuestra herramienta aporta consistencia y más velocidad a este proceso”, señala Ferreira, señalando que este procesamiento de datos pasó de ser un proceso que podía llevar días, a uno automático, que tarda unos minutos.
Esto representó una gran ganancia durante la conciliación, especialmente en la parte contable. En el caso del entorno de aprobación, hay seis millones de datos, procesados en seis minutos. Y en el entorno de producción, hay once millones de datos, procesados en 19 minutos. “Esto ahorra tiempo para que el equipo pueda dedicar más tiempo al análisis y verificación de la información”, añade Ferreira.
Solución aplicada en una de las mayores empresas de saneamiento del mundo
Empresa con más de 1,2 millón de activos
Integración de GIS, CAD, GED y SAP
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